Cómo llevar a cabo un plan de compras

La mejor manera para una empresa o pyme de realizar hoy día un Plan Anual de Compras (PAC), sean cuales fueren las compras a efectuar (mercancías determinadas, materias primas, otros materiales e incluso servicios), es recurrir a expertos en su realización, ya que disponen de la metodología adecuada y de plataformas tecnológicas específicas a tal fin.

Un plan de compras es un instrumento fundamental de gestión para la dirección de compras de una empresa y la técnica idónea para controlar las compras de modo eficiente. Optimizar las mismas supone importantes ahorros para cualquier compañía y garantizar su buen funcionamiento. Ello es posible con herramientas como un portal de compras que permita organizar y centralizar toda la información disponible de los proveedores y facilite que éstos y los distintos departamentos de la empresa colaboren entre sí.

Lo primero a determinar mediante un plan de compras son las cantidades necesarias que deben comprarse para realizar adecuadamente las órdenes de compra. Ello evitará además que se produzca un desabastecimiento de productos necesarios para el funcionamiento de la compañía. De igual forma, hay que negociar con suficiente tiempo con los proveedores para obtener los mejores precios posibles, así como acordar con ellos las condiciones de pago y avisarles asimismo anticipadamente de las previsiones de compra para que puedan atender las demandas.

También es preciso gestionar con el departamento financiero de la propia empresa que se lleve a cabo eficazmente el pago a los proveedores. Se refuerza de este modo una buena relación con éstos y se facilita recibir en tiempo y forma las compras efectuadas. Asimismo se generará una confianza que facilitará un mejor trato de quienes suministran las mercancías a las compañías.

Para conseguir todos los objetivos descritos es aconsejable contar con una consultora especializada en la prestación de servicios relacionados con la función del control del gasto, compras y aprovisionamiento, como Fullstep, que además de aplicar una metodología específica para lograr que el sistema de compras de cualquier empresa resulte eficaz, pone a disposición de sus clientes una plataforma tecnológica que abarca de principio a fin todos los pasos comprendidos en el ciclo de compras. Con ello se optimiza de forma sostenible la rentabilidad de las empresas.

Fullstep gestiona el Plan Anual de Compras ayudando a alinear los objetivos del departamento de compras con los objetivos globales de la empresa, además de permitir llevar a cabo un seguimiento del grado de cumplimiento en cada departamento. De este modo se generan ahorros y se reducen costes.

También cuantifica el potencial de reducción de costes, lo que favorece anticipar la contribución a la cuenta de resultados del Área de Compras.

Otro importante beneficio del citado PAC a tener en cuenta es que incrementa que las unidades compradoras y las áreas y usuarias colaboren, por lo que se impulsa notablemente el trabajo en equipo de la función de compras en toda la organización empresarial.

Fullstep contribuye así sin lugar a dudas a mejorar la competitividad, eficiencia y rentabilidad de sus empresas clientes.

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