Estos son los “ladrones del tiempo” que nos roban minutos en el trabajo

Trabajar en un documento de word a la vez que exportamos datos de un excel y chequeamos las alertas del correo electrónico. Todo ello, con el teléfono móvil a las vista para atender los mensajes de whatsapp. Y en las pausas – de frecuencia indeterminada –, consultamos las redes sociales. Las tecnologías son una valiosa ayuda para nuestro día a día, pero pueden ser también potentes disruptores de nuestra atención. Avanzadi, consultora especializada en gestión tecnológica de Recursos Humanos, identifica 5 de los disruptores que se acaban convirtiendo en “ladrones del tiempo” y que nos acaban generando frustración profesional e incluso personal.

1. “Multitasking”: el sospechoso nº1

Durante mucho tiempo – y en muchas empresas sigue siendo así – se ha considerado como una virtud la capacidad para trabajar en diferentes tareas a la vez. Aunque la simultaneidad es inevitable en ciertos momentos puntuales, a día de hoy se ha demostrado que el llamado multitasking es en realidad un mito en decadencia. Ya en 2009, un estudio de la Universidad de Stanford demostró que las personas multitarea son menos productivas y suelen destacar en menos aspectos que quienes consiguen centrarse en una tarea en particular.

2. Presentismo laboral o ‘el síndrome de las horas muertas’

El llamado ‘presentismo laboral’ a menudo no es sino la consecuencia de la pérdida de atención. Nuestros cerebros no son capaces de poner el foco en diferentes trabajos. Si nuestra atención decae, las ‘horas de trabajo’ se convierten en un eufemismo de ‘horas perdidas’, ya que toda esa inversión de tiempo no se traduce en resultados concretos. Es un aspecto clave para todas las empresas, ya que muchas trabajan en términos de ‘horas’ sin tener en cuenta que esa unidad horaria no mide en absoluto la productividad real.

“Las personas multitarea
son en realidad menos productivas,
según un estudio de la Universidad de Stanford”

3. Las redes sociales, el ‘agujero negro’ de la productividad

Nueve de cada diez españoles usan redes sociales en España, y la media de horas invertidas es de 1h 53 minutos diarios, cifra que crece exponencialmente entre los usuarios más jóvenes. Así lo asegura el Informe Digital 2022, elaborado conjuntamente por Hootsuite y We Are Social. De hecho, otro estudio de Adecco revelaba que el 90% de las empresas reconocen que sus empleados las usan durante la jornada laboral. ¿Cuántas veces interactuamos en redes? ¿Cada cuánto nos dejamos interrumpir o perdemos el foco por un aviso o por el simple placer de consultar las últimas novedades? Preguntas sin respuesta que evidencian lo que todos sabemos: las redes sociales son, para muchos, un pozo en el que lanzamos cubos repletos de horas sin darnos cuenta…

4. Correo electrónico: un ‘delincuente’ con coartada

De todas las ‘herramientas caníbales’ que nos roban el tiempo, el correo electrónico es la que cuenta con una coartada más sólida. Un estudio elaborado por Carat bajo el título ‘Redes sociales: ángeles y demonios’ pone de manifiesto que el email es el motivo por el que nos conectamos a internet en un 51% de los casos. Es necesario para trabajar en entornos de oficina, y por ello a menudo ni siquiera se cuestiona. El problema viene cuando es la bandeja de correo la que marca las prioridades. Los avisos de ‘nuevo correo en la bandeja de entrada’ se convierten a menudo (sin una razón sólida para ello) en las nuevas prioridades. La batalla entre lo ‘urgente’ y lo ‘importante’ se libra a diario en todas las oficinas…

5. Tareas domésticas

Como consecuencia de la pandemia, las tareas domésticas se han ‘colado’ inesperadamente en la lista de obstáculos con los que lidiar durante la jornada laboral. Tender la ropa, poner la lavadora a la hora más barata… El teletrabajo tuvo su momento culminante en el confinamiento de 2020 y permitió apreciar las ventajas del trabajo en remoto. Pero la experiencia ha permitido también observar las desventajas de trabajar en casa. Tras el confinamiento, la ansiedad creció en casi todos los países europeos (un 21% en el caso de España), según el estudio ‘Abordar el impacto en la salud mental de la crisis del Covid-19: una respuesta integrada de toda la sociedad’, elaborado por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE). El informe revela que el teletrabajo “puede difuminar los límites entre el trabajo y el hogar, contribuir a ampliar las horas de trabajo y dar como resultado una sensación de desapego del lugar de trabajo”. En resumen, el teletrabajo no siempre es una opción beneficiosa ni para la empresa ni para el trabajador/a. Este último acaba mezclando sus tareas domésticas con las laborales, generando un descenso de la productividad y una percepción de jornadas interminables que no siempre se corresponde con la realidad. En este sentido, el trabajo semipresencial puede ser una buena solución (no siempre adecuada para todos los perfiles por igual).

Soluciones para una gestión óptima

La dificultad de gestionar el tiempo de forma óptima es evidente cuando todos estos factores entran en juego. El análisis de datos sin duda ayuda (horas invertidas en cada proyecto, tiempo destinado a cada herramienta, gestión de los tiempos muertos…). Los datos ayudan, sin duda, a extraer conclusiones. La aplicación Gestiontime de Avanzadi, por ejemplo, permite obtener y gestionar datos como la productividad, el uso de recursos de la empresa, trabajos pendientes, ratios de eficiencia y un largo etcétera. Pero la misma empresa invita a hacer una ‘lectura humanista’ de los datos: “ni la empresa es una jaula ni el trabajador es un peón”, explican. Y es que ambas dimensiones son necesarias: la analítica para objetivar y la humana para comprender y mejorar.

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Sobre Avanzadi

Avanzadi es una consultora tecnológica a nivel nacional que ofrece soluciones personalizadas para mejorar el rendimiento y potenciar el valor de las empresas. Para ello, cuenta con gran experiencia en el desarrollo de software a medida, plataformas e-learning, ERP de gestión empresarial y CRM personalizado, abriendo así un amplio abanico de soluciones formativas con el fin de satisfacer cualquier necesidad que las empresas puedan tener. Su filosofía como consultora tecnológica es apoyar y asesorar a los negocios para que evolucionen y prosperen implantando la última tecnología con el objetivo de mejorar la organización y el crecimiento, gracias a la creación de gestión de datos y de tareas que agilizan el trabajo y automatizan funciones vitales para el buen hacer.