Cómo organizar tus documentos

Aunque no sintamos gran predilección por nuestros papeles, termina sucediendo con ellos lo mismo que ocurre con esos objetos que son motivo de coleccionismo: un día hemos acumulado tres o cuatro, pensamos que tenemos la situación controlada; pero a las pocas semanas nadamos entre montañas de páginas.

En especial, si gestionamos nuestra propia empresa, o si nuestro trabajo pasa por llevar la contabilidad o burocracia de un tercero, siempre llegará un momento en que debamos plantearnos cómo organizar nuestros documentos.

Así, aun reconociendo la existencia de una gran variedad de fórmulas, el gestor primerizo siempre agradecerá dominar una de las más sencillas y eficaces: ordenar por categorías. En este sentido, es necesario establecer varias tipologías. Por ejemplo, si administramos una academia de estudios, se podría emplear la siguiente nomenclatura: “Fichas de inscripción”, “Temario”, “Facturas”, etc. Asimismo, conviene ser más exhaustivos y elaborar subcategorías. Para el caso de la categoría “Temarios”, podrían ser: “ESO”, “Bachillerato”, “Selectividad”, etc.

Durante estos primeros pasos por la senda del orden, se torna oportuno no solo clasificar, sino también apartar todos aquellos papeles que probablemente no volvamos utilizar en mucho tiempo. Se trata de ganar espacio en nuestra oficina o casa, dejando al alcance únicamente aquello que empleemos asiduamente.

Sin embargo, en este punto surge una duda: ¿dónde conservar toda aquella documentación no prioritaria? Y es que a menudo no contamos con nuestro propio almacén, o este ya se encuentra abarrotado. Así, una solución es recurrir a un servicio de Self Storage, a través del cual contratar un espacio con las dimensiones adecuadas y durante el tiempo que lo necesitemos.

Repasando las empresas que desarrollan su actividad en la Comunidad de Madrid, destaca el alquiler de trasteros de Globalbox. Se trata de una compañía experta en la custodia y gestión de archivos documentales, contando con un sistema de seguridad avanzado, entre otros recursos. Además, Globalbox permite a sus clientes acceder a sus documentos en cualquier momento: ya sea acudiendo al almacén (con amplio horario de apertura), ya sea solicitando el envío de los papeles. En relación a esto último, resulta interesante el servicio Quickbox: una caja con documentación que los transportistas de Globalbox mueve rápidamente del trastero a nuestra oficina, o viceversa.

Regresando a la catalogación de nuestros papeles, es recomendable optar por métodos visuales e intuitivos. Es el caso de la utilización de colores, bien para las carpetas, bien para las pestañas superiores de las mismas. Igualmente, en dichas pestañas escribiremos la categoría y subcategoría antes creadas. El objetivo es encontrar velozmente el documento en cuestión, cuando en el futuro lo necesitemos.

Ahora bien, ¿cómo ordenamos las carpetas dentro de los cajones o estanterías? Una opción recurrente es emplear el alfabeto como referencia; una buena solución, pero no la única. Algunas alternativas serían: ordenar por tema, fecha, prioridad, etc.

Y un último consejo que, a pesar de parecer evidente, a menudo pasamos por alto: debemos dejar espacio entre carpeta y carpeta, dado que la documentación irá creciendo a lo largo de los días, semanas y meses.