¿Cómo optimizar la gestión de los gastos de kilometraje?

El reembolso de los gastos de kilometraje requiere la elaboración de una nota de gastos y las condiciones se ven reflejadas habitualmente en la política de viajes de negocios de la empresa.

¿Qué son los gastos de kilometraje?

Durante un desplazamiento profesional, un directivo o empleado puede verse obligado a utilizar transporte público o recurrir a su propio coche. Cuando el empleado utiliza su vehículo personal para los desplazamientos de trabajo, la empresa está obligada a reembolsarle.

Los gastos de kilometraje son, por lo tanto, un tipo de gasto generado por un desplazamiento profesional. Es necesario tener en cuenta que los desplazamientos entre el domicilio del empleado y el puesto de trabajo no entran en este tipo de gasto (salvo ciertas excepciones). Además, como es obvio, el reembolso de los gastos de kilometraje no se aplica si el empleado usa un coche de empresa.

Notas de gastos de kilometraje

Una vez realizado el viaje, el empleado debe elaborar una nota de gastos para obtener el reembolso de los gastos de kilometraje. Esta debe incluir:

• El motivo del viaje. Siempre atendiendo a las necesidades de la empresa, el desplazamiento debe estar justificado por la actividad profesional del empleado.
• El lugar de destino. Al igual que es necesario justificar el motivo del desplazamiento, el lugar al que el empleado se desplaza debe estar relacionado con la actividad de la empresa.
• El número de kilómetros recorridos. Evidentemente, un desplazamiento a una ciudad vecina no puede conllevar los mismos gastos que un viaje de negocios hacia la otra punta del país.
• La potencia del vehículo (justificada con los documentos pertinentes). Dependiendo de las características del medio de transporte, la cantidad pendiente de reembolso puede variar.

Es necesario tener en cuenta que, al igual que con otros tipos de gastos empresariales, el empleado está obligado a proporcionar a la empresa todos los documentos justificativos necesarios.

La indemnización por kilometraje cubre la mayoría de los gastos relacionados con el transporte: combustible, seguro, mantenimiento del vehículo, etc. Además, también compensa el desgaste causado por el uso del coche.

Optimización del reembolso de los gastos de kilometraje

La organización y la precisión contribuyen, sin lugar a duda, a optimizar la gestión de las solicitudes de reembolso. En principio, será necesario abarcar los siguientes aspectos:

• El tipo de gastos que se pueden reembolsar (y los que no).
• El procedimiento que debe seguirse para obtener el reembolso de los gastos de desplazamiento profesional (condiciones, importancia de los justificantes, plazos, etc.).
• Las normas jurídicas y legales aplicables en los viajes de negocios.
• Las consecuencias y penalizaciones cuando el empleado no cumple las condiciones establecidas en esta política de viajes (retrasos en la tramitación, rechazo del reembolso, etc.).

Sean cuales sean las normas aplicadas, el objetivo es poner en marcha un proceso de validación y reembolso eficaz y comprensible para todos los participantes en esta gestión.

Es importante asegurarse de que los empleados entienden bien la política de gastos para sus desplazamientos profesionales. La redacción del documento debe ser clara y concisa. Así, se recomienda evitar las normas demasiado complejas, superfluas e innecesariamente restrictivas. La clave está en la simplicidad. Puede ser conveniente organizar el documento por sección: gastos de kilometraje, dietas, tarifas de hoteles, etc.

En definitiva, definir una política de gastos en la empresa permitirá ahorrar tiempo a la hora de reembolsar los gastos y evitar ajustes en caso de auditorías.