La destrucción segura y confidencial de documentos que contengan datos de empresas o administraciones y personales es esencial para el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea (UE), vigente con rango de ley desde el 25 de mayo de 2018, el cual es de obligada aplicación tanto en las administraciones y entidades públicas y privadas como en las grandes, pequeñas y medianas empresas.
Los datos personales, en concreto, son los que aportan información sobre una persona de forma que la identifican o la hacen identificable. Se trata de datos que la describen y que ofrecen información sobre su origen o procedencia, su edad, su domicilio o el sitio donde reside, su historial de estudios y/o formación académica que ha recibido, su trayectoria profesional o laboral, o incluso su situación personal o familiar, entre otra información.
De la totalidad de documentos con esos datos sensibles relativos a terceras personas o a empresas y administraciones deben deshacerse éstas de modo seguro de acuerdo con lo establecido legalmente. De no ser así e incumplirse esta ley, la Agencia Española de Protección de Datos, en el caso de nuestro país, o los organismos correspondienes en el resto de países de la UE, pueden imponer sanciones, penalizaciones o multas por importes millonarios.
De ahí la importancia de eliminar datos y documentos de forma efectival, legal, confidencial y limpia, para lo cual es preciso utilizar trituradoras o destructoras de papel que hayan sido diseñadas especialmente para ese fin, y que son aparatos que destruyen los documentos dejándolos en un formato de trozos muy finos, de modo que la información que contenían queda completamente ilegible.
Al destruir los documentos se evita que puedan manipularse posteriormente, se pierdan o tengan acceso a ellos indebidamente terceras personas. Igualmente se impide que otros puedan copiarlos, fotografiarlos y reproducir la información que contienen. Además, se imposibilita que puedan recogerse los datos, archivarse y clasificarse para un uso comercial y/ de marketing.
Muchos se preguntan dónde encontrar una trituradora de papel con la que dar cumplimiento a la ley de protección de datos. Pues bien, es posible adquirirla fácilmente online en establecimientos de confianza como hipermaterial que cuentan con materiales y máquinas de oficina de calidad a buen precio y de las mejores marcas, los cuales suministran a particulares y empresas.
Ahora bien, para destruir la documentación de forma física existe una amplia variedad o tipos distintos de trituradoras, construida cada cual para una utilización determinada. Por ello es importante tener en cuenta a la hora de comprarla que ha de tratarse de un modelo que destruya los documentos de modo acorde a lo que establece la ley, esto es, los triture en diferentes tamaños, calidades y formas como una solución segura. En realidad, según la clase y detalle de la información que contengan, se requiere que se triture a un tamaño u otro de partículas de papel.
Para cumplir con el Reglamento de Protección de Datos adecuadamente, basta con comprar una destructora de papel barata con un nivel de seguridad entre moderado y microcorte, con indepedencia de que se puedan usar niveles de seguridad superiores.
Hay además en la gama de destructoras de papel baratas destinadas a oficinas un buen puñado de modelos, dependiendo del uso que vaya a hacerse de las mismas: ocasional, moderado, frecuente… También cabe tener en cuenta si su uso va a ser profesional, o si se destinará a departamentos concretos que utilizarán el aparato de manera continua.
Otros modelos tienen en cuenta el formato de papel a destruir, por ejemplo los hay específicamente para DIN A3. Otras trituradoras son de muy alta seguridad (para deshacerse por ejemplo de documentos muy confidenciales y/o con información sensible que puede afectar a la empresa o incluso a la seguridad de un país), las cuales destruyen las tiras en un formato de micropartículas P-6 o P-7.
Asimismo, hay destructoras de micro-corte P-5 a P-7, las hay de partículas P-3 y P-4, de mini-corte P-4 y, por último, están las de tiras que destruyen los documentos en formatos P-1 y P-2.
Debe tenerse muy claro en todo caso, para cumplir la ley, que siempre deben destruirse documentos como tarjetas de crédito, CD y DVD, así como toda documentación que contenga información personal, financiera y/o de la empresa o administración. Antes de que este aspecto fuera regulado por el Reglamento de Protección de Datos, la destrucción de documentos que se llevaba a cabo en la mayoría de las empresas tenía como objetivo reducir y evitar almacenar datos en sus diversos soportes, con la ocupación de espacio que conllevaba. E
En la actualidad, no solo es obligatorio deshacerse de documentos con información sensible, según o expuesto anteriormente, sino que debe tenerse muy presente que la destrucción de documentos por medios que no sean los adecuados, será sancionada.
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