Reuniones virtuales: ¿llegaron para quedarse?

Por David Somoza Mosquera

Las nuevas tecnologías han cambiado, definitivamente, la comunicación de las empresas con sus empleados y clientes. Pero ahora hay otro ingrediente: con la pandemia, el uso de la tecnología se ha vuelto más crucial.

El confinamiento y el distanciamiento social han llevado a las compañías, ante la imposibilidad de tener una comunicación directa, cara a cara, a recurrir cada vez más a las reuniones en línea o a distancia.

Ciertamente, esta forma de mantenerse en contacto e intercambiar ideas, planteamientos y soluciones al accionar empresarial ha venido ganando terreno durante los últimos 15 años, pero la tendencia actual es que llegó para quedarse, sobre todo, por su uso extendido durante esta emergencia sanitaria.

Sin embargo, es imposible no preguntarse si es más productivo reunirse en un mismo lugar, a la manera tradicional, o a distancia, recurriendo a plataformas como Zoom o Skype. La respuesta es que la calidad de las reuniones realmente depende de lo bien definida que esté la agenda, el tiempo de duración y cómo sea manejada.

En las dos maneras de reunir los equipos de trabajo la puntualidad de los participantes es fundamental. En el mundo de los negocios el tiempo es oro y en el caso de las reuniones más. No por estar horas hablando o dando vueltas a un tema se logra efectividad.

Además, tanto la reunión presencial como la virtual requieren ser planificadas detenida y anticipadamente. Es conveniente la entrega previa del material y los informes sobre los puntos de que se abordarán en el encuentro para que los participantes conozcan lo que se va a tratar.

Para no perder tiempo, aunque parezca obvio, también es recomendable comprobar antes de iniciar la comunicación en línea el buen funcionamiento del video y audio, además de tener a la mano todos los implementos a utilizar en la reunión. Y no está de más recordar que hay que evitar ruidos de fondo, garantizar una buena iluminación y evitar distracciones.

Una vez que comience la reunión, el líder del grupo debe velar porque transcurra de forma amena, participativa y organizada, esto último para evitar la omisión de aspectos importantes.

Hay muchas herramientas y programas tecnológicos que facilitan una buena reunión a distancia, aunque su uso dependerá de la necesidad y conveniencia para lograr los objetivos y resultados previstos. Además de Skype, de Microsoft y Zoom -que se ha vuelto muy popular en estos tiempos-, está Hangout de Google y Facetime de Apple.

Las reuniones virtuales, sin duda alguna, representan una alternativa importante. El uso de la tecnología, en estos casos, no solo propicia mejoras en la comunicación dentro de las empresas y muy especialmente en las reuniones de trabajo, sino que en época de confinamiento o de la nueva realidad, según sea el caso en cada país, permite mantener a los miembros de una compañía “conectados”.

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